Systemwechsel von TOMAS zu Deskline (Feratel)

Liebe Gastgeberinnen und Gastgeber,

wir stellen unser Buchungssystem zukunftssicher auf. Ziel des Systemwechsels ist es, das Buchungsportal auf winterberg.de und unseren Gastgeberservice zu optimieren. Da dies selbstverständlich nur gemeinsam funktioniert, haben wir im Folgenden alle aktuellen Informationen rund um den Systemwechsel zusammengefasst. Wir informieren transparent über alle Schritte, Anforderungen und Unterstützungsangebote für unsere Gastgeber.

Die neuen Verträge stehen ab sofort zur Unterzeichnung bereit. Parallel dazu legen wir bereits die Unterkunftseinträge im neuen Buchungssystem an. Anschließend folgen Schulungen zum neuen System, in denen die Datenpflege in Deskline vermittelt wird.

Damit die Systemumstellung reibungslos und termingerecht erfolgen kann, ist es wichtig, dass Sie sich frühzeitig mit den anstehenden Änderungen vertraut zu machen. Mit der Unterzeichnung der Verträge schaffen Sie die Grundlage für alle weiteren Schritte.

Wichtiger Hinweis:
Während des Systemwechsels werden das TOMAS- und Feratel-System parallel laufen, sodass keine Ihrer Daten verloren gehen.
Die Zugänge zum TOMAS-System bleiben bis zum 31.12.2026 erhalten

Informationen zum Projektstand

Abgeschlossene Arbeiten

Vertragsschließung mit Feratel ist abgeschlossen
Starttermin für den Go-Live der neuen Buchungsstrecken wurde festgelegt: 02. November 2026
Verträge für Unterkunfts- und Erlebnisanbieter wurden in Zusammenarbeit mit unseren Anwälten erstellt und liegen allen Gastgebern und Leistungsanbietern zur Unterschrift vor
Verträge mit einigen externen Buchungsplattformen wurden bereits geschlossen.
Feratel-Software wurde in der WTW in Betrieb genommen, erste Schulungen für Mitarbeitende des Gäste- und Gastgeberteams sind abgeschlossen.
Inkassomöglichkeit über Stripe wurde eingerichtet
Unterkunftsdaten wie Adressen und Texte wurden aus dem TOMAS-System exportiert und für das Feratel-System aufbereitet

Aktuelle Aufgaben

Verträge mit Leistungsträgern werden geschlossen.
Abstimmungen und Vertragsverhandlungen mit weiteren Buchungsplattformen laufen und werden kurzfristig finalisiert.
Mitarbeitende der WTW werden weiter in den verschiedenen Funktionen des Feratel-Systems geschult.
Dateneingabe durch das Gäste- und Gastgeberteam der WTW hat begonnen.

Nach Vertragsschließung informieren wir Sie über

Gesprächs- und Schulungsangebote für die Einführung in das neue System
Ihre Zugangsdaten für Ihren WebClient
Angebote zur Optimierung der Datenqualität Ihrer Einträge

FAQs Die wichtigsten Fragen zur Systemumstellung

Wieso wurde der Starttermin auf den 02.11.2026 verschoben?

Juristische Bearbeitung der Vertragsunterlagen war intensiver als zunächst eingeschätzt.
Vertragsverhandlungen mit OTAs haben mehr Zeit in Anspruch genommen.

Oberstes Ziel:
Qualität vor Schnelligkeit! Die Zeit bis zum 2.11. wird zielgerichtet für den Systemaufbau, die Datenpflege und die Schulungen der Gastgeber genutzt.

Wie wird in Zukunft die Zusammenarbeit mit der OBS aussehen?

Die Zusammenarbeit der Winterberg Touristik mit der OBS wird zum Jahresende 2026 beendet.
Mit dem Systemwechsel übernehmen wir ebenfalls die Anbindung unserer Gastgeber an die externen Portale und stehen ihnen mit umfassendem Support zur Seite.

Ist die Onlinebuchbarkeit verpflichtend?

Die Onlinebuchbarkeit wird verpflichtend werden, da sie sowohl heute als auch in Zukunft essenziell für ein qualitatives Buchungserlebnis ist.

Welche externen Portale (OTAs) werden angebunden und können einzelne OTAs ausgeschlossen werden?

Die folgenden Portale sind dabei:
• Booking
• Airbnb
• Check 24
• HRS
• HomeToGo
• Holidu (mit sauerland.com und wintersport-arena.de)

Ziel ist es, möglichst alle OTAs anzubinden. Eine breite Marktpräsenz ist für eine gute Buchungslage essentiell.
Es ist jedoch möglich, einzelne OTAs auf Wunsch auszuschließen.

Wie hoch wird die Provision für Buchungen über winterberg.de und über angebundene Portale sein? Wie wird diese berechnet?

Die Provision für Buchungen über winterberg.de wird mit dem Systemwechsel eingeführt und beträgt 12 % netto pro Buchung.
Die bisherige jährliche Grundgebühr für den Eintrag entfällt. Im Vergleich zu externen Buchungsportalen verbleibt diese Provision in der Region und trägt zur regionalen Wertschöpfung bei. Die Einnahmen werden zur Verbesserung der touristischen Infrastruktur sowie für Projekte eingesetzt, die das Gästeerlebnis in unserer Region nachhaltig verbessern.

Die Provisionsbelastung bei Buchungen über externe Portale liegt dank automatischer Mark-ups ebenfalls bei maximal 12 %. Details zu den Mark-Ups finden Sie in der nächsten Frage.

Wichtige Hinweise:

Sowohl bei winterberg.de und dem Buchungswidget als auch bei den angebundenen OTAs wird die Provision auf den Gesamt-Buchungswert berechnet. Dies schließt Nebenkosten wie beispielsweise Bettwäsche, Endreinigung und Verpflegung mit ein.
Für alle Buchungen, die ab dem Zeitpunkt der Anbindung durch uns über diese OTAs eingehen, gelten die genannten Provisionssätze.
Bei Buchungen, die bereits vor der Umstellung getätigt wurden, wird weiterhin der alte Provisionssatz fällig.

Wie funktionieren die automatischen Mark-Ups?

Die Provisionsbelastung bei Buchungen über externe Portale liegt dank automatischer Mark-Ups bei maximal 12 %.

So funktioniert es:
Die WTW stellt pro Portal einen prozentualen Preisaufschlag, das sogenannte Mark-Up, ein. Der Angebotspreis auf dem Portal wird damit automatisch um diesen Prozentsatz erhöht. So werden Provisionssätze der OTAs, die 12 % übersteigen, gezielt ausgeglichen. Die tatsächliche Belastung für Vermieter liegt dadurch bei höchstens 12 % des hinterlegten Grundpreises.

Die von der WTW vorgeschlagene Höhe der Mark-Ups ist ein Mindestwert. Vermieter können auf Wunsch aber auch einen höheren Wert einstellen lassen. Die Angebotspreise auf den angebundenen Portalen dürfen jedoch nicht niedriger sein als im Buchungsportal auf winterberg.de.
Die Höhe der prozentualen Mark-Ups können Kunden bei der WTW abfragen. Auch können eingetragene Mark-Ups im WebClient eingesehen werden, die Pflege erfolgt jedoch ausschließlich durch die WTW.

Rechenbeispiel:
Der Vermieter stellt einen Grundpreis i.H.v. 1000,00 € im System ein.
Preis auf winterberg.de: 1000,00 € → nach Provisionsabzug kommen beim Vermieter 880,00 € an.
Preis auf Drittportal mit automatischem Mark-Up 4 %: 1.040,00 € → beim Gastgeber kommen nach Provisionsabzug ebenfalls mind. 880,00 € an.

Die Berechnung sowie die Höhe des Mark-Ups sind nur beispielhaft und weichen individuell ab. Ebenfalls beinhaltet diese beispielhafte Berechnung keine Mehrwertsteuer.

Kann mein Channelmanager über das neue System angebunden werden?

Das neue System bietet eine deutlich größere Anzahl an Schnittstellen als bisher. Derzeit können 182 verschiedene Hotelprogramme und Channelmanager angebunden werden.
Ob Ihr Channelmanager angebunden werden kann, erfahren Sie über das Service-Team der WTW.

Werden Daten wie Verfügbarkeiten automatisiert mit externen Portalen abgeglichen und können Preise pro Kanal definiert werden?

Ja, Verfügbarkeiten und weitere relevante Daten werden automatisch abgeglichen, sofern das System als Channelmanager genutzt wird oder an einen Channelmanager angebunden ist.

Preise werden nicht manuell pro angebundenem Portal definiert, sondern über automatische Mark-Ups auf den Grundpreis angepasst. Damit ist sichergestellt, dass die Provisionsbelastung 12 % nicht übersteigt.
Weitere Infos zu den Mark-Ups finden Sie in Frage 6.

Werden auch Buchungsdaten automatisch zu Feratel übernommen?

Buchungsdaten aus dem bisherigen System werden nicht automatisch zu Feratel übertragen.
Wenn gewünscht, kann die WTW einen Export der Buchungsdaten zur Verfügung stellen. Dieser Export umfasst Buchungen, die über winterberg.de generiert wurden.

Erhalten wir bei Buchung die Gastdaten? Werden diese ins AVS übertragen?

Anders als bei einigen OTAs (wie z. B. Booking.com) erhalten Sie bei allen Buchungen über winterberg.de die direkten Kontaktdaten der Gäste – ganz so, wie Sie es gewohnt sind. Eine automatische Übertragung der Buchungsdaten in das AVS-System erfolgt jedoch nicht.

Mit der E-Mail-Adresse der Gäste können Sie stattdessen ganz einfach die Self-Check-in-Funktionvon AVS nutzen: Sie generieren dort einen Link und senden ihn vor Anreise an Ihre Gäste. Diese erfassen die Daten aller Mitreisenden selbstständig für den Meldeschein. Nach Ihrer Prüfung können Sie dem Gast die SauerlandCard zur Verfügung stellen, digital oder als Papierkarte.

Bitte beachten Sie: Bei Buchungen über externe Portale gelten weiterhin deren eigene Regelungen zur Datenübermittlung, auf die wir keinen Einfluss haben.

Wie unterstützt die WTW die Gastgeber und was kann ich als Gastgeber jetzt schon tun?

Das Service-Team der WTW unterstützt die Gastgeber umfassend bei der Umstellung auf das neue System. Geplant sind Schulungen sowie jederzeit abrufbare Lehrvideos. Darüber hinaus steht das Service-Team selbstverständlich für Fragen rund um das System zur Verfügung.
Auch bei Themen wie Eintragsqualität und Onlinebuchbarkeit unterstützen wir Sie aktiv.

Unter anderem werden wir einen buchbaren Service für professionelle Fotos oder Textoptimierungen anbieten.

Bereits jetzt können Sie Ihren bestehenden Eintrag im TOMAS-System auf Aktualität und Qualität überprüfen. Wichtig ist uns zudem Ihre Offenheit für die Umstellung sowie der frühzeitige Austausch zu Fragen, Anmerkungen, Wünschen oder Bedenken.